Vår behandling av dina personuppgifter

Du har blivit hänvisad hit för att REBO KB, ”REBO”, ”vi” eller ”oss”, såsom personuppgiftsansvariga behandlar personuppgifter om dig, vilket vi gör för att du är en viktig person för oss och vår verksamhet. Behandlingen sker i enlighet med gällande regelverk, inklusive dataskyddsförordningen (”GDPR”) samt vad som i övrigt anges nedan. Har du frågor eller funderingar kring hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill ha rådgivning kring dataskydd och integritetsfrågor är du välkommen att kontakta oss, se kontaktuppgifter längst ner.

Utöver att säkerställa att vår behandling av dina personuppgifter är korrekt och transparent i förhållande till dig strävar vi alltid efter att hålla en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter där vi löpande bedömer och tar hänsyn till såväl teknisk som organisatoriska risker för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, användning, förändring och radering.

Innehåll

Vår behandling av dina personuppgifter beskrivs nedan i fyra olika avsnitt, varav en eller flera kan komma att beröra dig beroende på vilken relation du har till oss, följt av en generell beskrivning av hur och vad du kan kontakta oss om angående vår behandling av dina personuppgifter.

  • I Avsnitt 1 – Nätverkande och marknadsföring beskrivs den personuppgiftsbehandling som sker i samband med att vi kommunicerar och upprätthåller våra kontaktnät för marknadsföring samt för hantering av våra leverantörer.
  • I Avsnitt 2 – Arbetssökande riktar vi oss till dig som har eller planerar att skicka in en jobbansökan till REBO.
  • I Avsnitt 3 – Handläggares eller annan persons personuppgifter i samband med antagande av nya klienter och uppdrag, samt vid utförande av uppdrag redogör vi för hur vi hanterar dig som handläggare eller representant för ett bolag eller en annan verksamhet.
  • I Avsnitt 4 – Personuppgifter för boendeklienter i utförandet av våra socialtjänstuppdrag beskriver vi mycket kortfattat den behandling av uppgifter och dokumentation som sker inom ramen för utförande av våra uppdrag.
  • I Avsnitt 5 – Generell information och dina rättigheter kan du läsa mer om vilka som kan få tillgång till dina uppgifter, vilka rättigheter du har som individ samt hur du kan kontakta oss för att få veta mer.

 1. Nätverkande, marknadsföring och kunskapsutbyte

Vi behandlar dina uppgifter för att upprätthålla våra kontakter och nätverk för att hålla vår kunskap och information om dig uppdaterad och aktuell, samt för att marknadsföra våra tjänster och hålla kontakten med våra leverantörer.

Vi samlar in uppgifterna och sammanställer dem, bland annat baserat på vilken typ av boendeplacering vi bedömer att du är intresserad av. I samband med utskick använder vi oss av externa leverantörer för teknisk funktionalitet inom ramen för de angivna ändamålen, såsom exempelvis utskick av mejl.

Vi hanterar i huvudsak dina kontaktuppgifter, din roll i din organisation samt information om vilken typ av boendeplacering vi uppfattar är mest intressant och relevant för dig.

Rättslig grund –

Berättigat intresse. I den behandling vi redogör för ovan tar vi hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse och ändamål (såsom det anges ovan) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.
Insamling och utlämnande: Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade från dig eller via kundservice i din kommun. Vi delar med oss av uppgifterna endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar, och inom ramen för de ändamål som anges ovan. Exempelvis:

– Marknadsföring (via reklambyråer, webb/mediabyråer och därtill kopplad distribution samt sociala medier).

– IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).
Lagringsperiod: Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet två år från det att vi senaste hörde från dig.

 2. Arbetssökande

Vi behandlar dina uppgifter för att hantera din ansökan och för att kunna bedöma, jämföra och matcha mot de behov vi har av resurser.

Vi lagrar dina uppgifter såsom anges nedan för att kunna återkoppla till dig om ett nytt behov uppstår inom tiden för lagringen.

Vi sammanställer den information du skickat och jämför med andra kandidater samt med våra behov. Vi stämmer av informationen muntligt med de referenser du angivit samt kompletterar informationen med sådana uppgifter vi får från dessa referenser.

Primärt behandlar vi sådan information som du skickat till oss i din ansökan, dvs. din resumé och ditt personliga brev.

Vi kompletterar denna information med uppgifter från de referenser du har angivit för att få en så ändamålsenlig bild som möjligt av dig som kandidat.

Rättslig grund – Berättigat intresse. I den behandling vi redogör för ovan tar vi hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse och ändamål (såsom det anges ovan) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.
Insamling och utlämnande: Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade från dig. I samband med ansökan kan vi att komma att samla in uppgifter från de referenser du anger till oss i ansökan. Vi delar inte med oss av din ansökan om vi inte särskilt frågat om det.
Lagringsperiod: Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet 12 månader från tiden för din ansökan (såvida du inte begär annat, vilket vi naturligtvis respekterar). Om du blir anställd av oss kommer uppgifterna i din ansökan lagras och behandlas i enlighet med vad som anges i vår policy för behandling av anställdas personuppgifter, vilken endast tillhandahålls våra anställda.

3. Handläggares eller annan persons personuppgifter i samband med antagande av nya klienter och uppdrag, samt vid utförande av uppdrag

Vi behandlar uppgifterna för att utföra och administrera uppdraget, för redovisnings- och faktureringsändamål.

Uppgifterna kan också användas för affärs- och metodutveckling, marknadsanalys, statistik och riskhantering

Vi samlar in uppgifterna och stämmer av mot våra register, sparar i våra system för fakturahantering.

Vi sammanställer även uppgifterna i våra system för kundhantering och kundvård.

Uppgifterna vi behandlar om dig är de uppgifter du lämnar till oss som är av relevans för ärendet i fråga, din roll i den verksamhet du representerar och i respektive ärende

Rättslig grund

Rättslig skyldighet. Bokföringslagen ställer krav på oss ifråga om redovisning och fakturering.

Berättigat intresse. Utöver den behandling som är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter sker även viss behandling med stöd av ett berättigat intresse. Detta avser framför allt vår hantering av dina uppgifter i våra maillistor. Vi tar däri hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse och ändamål (såsom det anges ovan) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.
Insamling och ev. utlämnande:

Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade direkt från dig i samband med antagande av ny klient eller vid en placeringsförfrågan.

Vi kommer inte att lämna ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall då (i) det särskilt överenskommits mellan oss och dig, (ii) då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att fullfölja uppdraget.
Lagringsperiod:

Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål; Typiskt sett under den tid som en boendeplacering varar samt för kundvårdsändamål upp till två år därefter.

4. Personuppgifter för boendeklienter i utförandet av våra socialtjänstuppdrag

Hos ReBo får du en Personakt. Vi dokumenterar för att Socialtjänsten ska kunna följa upp den beviljade stödinsats hos oss och händelser som har betydelse för hur insatsen genomförs.

Vi dokumenterar hur vi tillsammans med dig arbetar med genomförandeplan enligt Socialtjänstens uppdrag.

Varje månad återkopplar vi till din handläggare på Socialtjänsten i en Månadsrapport. Vi skriver även en Slutrapport när du har flyttat igen, en sammanfattning kring hur boendetiden hos oss har gått, utifrån det uppdrag Socialtjänsten har gett oss.

Vår dokumentation ska vara utformad med respekt för din integritet. De uppgifter som dokumenteras ska vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga. Uppgifterna vi behandlar om dig ska ha relevans för din boendetid och Socialtjänstens uppdrag till oss.

Rättslig grund

Rättslig skyldighet: ReBo är en uförare på Socialtjänstens uppdrag vilket förpliktigar oss att dokumentera.
Insamling och ev. utlämnande:

Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade direkt från dig eller från din handläggare. Du själv har alltid rätt att ta del av den dokumentation vi för om dig. Om du anser att dokumentationen på något sätt är oriktig ska det också antecknas.

ReBo har en skyldighet att återkoppla till den Socialtjänst som har beviljat boende hos oss. I övrigt har vi sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen, OSL.
Lagringsperiod:

Det är Socialtjänstlagen som reglerar hur länge din dokumentation finns sparad hos ReBo. Där anges att dokumentationen ska gallras/raderas två år efter den senaste anteckningen gjorts i din akt (7 kap. 3 § SoL).

5. Dina rättigheter

Du har rätt att, i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, när som helst begära tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade, att begära radering av dina personuppgifter eller begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, utöva din rätt till dataportabilitet och invända mot behandlingen av dina personuppgifter.

Om behandling baseras på samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandlingen.

Om du vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet (Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se) om du anser att dina personuppgifter inte behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

6. Kontaktinformation

ReBo kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig för att hantera dina personuppgifter är REBO KB. Om du har frågor angående hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill ha ytterligare information, vänligen kontakta oss via nedanstående kontaktuppgifter:

Hilma Larnö, hilma@rebo.se, +46 701903006